Dématérialisation, traçabilité et sécurité.
Les équipes de la pharmacie du Centre de Lutte Contre le Cancer Léon Bérard à Lyon exécutent leurs demandes de service avec la gamme NT de Newac, filiale du Groupe Softway Medical et spécialiste la traçabilité et de la logistique hospitalière.
Dans une pharmacie hospitalière, les demandes de service désignent l’ensemble des requêtes adressées à la pharmacie par les différents services de soins (médecine, chirurgie, réanimation, etc.). Ces demandes concernent principalement :
- des médicaments (prescriptions, réapprovisionnement, urgences),
- des dispositifs médicaux stériles (DMS),
- des préparations magistrales ou hospitalières,
- et parfois des demandes d’avis pharmaceutiques.
Les enjeux sont nombreux : sécurisation du circuit du médicament, optimisation des stocks et des coûts, fluidité de la communication entre services et pharmacie, intégration avec le SIH (Système d’Information Hospitalier), réactivité en cas d’urgence ou de rupture d’approvisionnement…
« Il y a un enjeu sécuritaire fort : délivrer le bon produit au bon patient. Newac nous a permis de simplifier nos processus, de gagner en efficience, niveau de dématérialisation et d’avoir une activité lissée. »
Un retour d’expérience à découvrir juste ici :
Lire l’interview en intégralité :
Je m’appelle Myriam Aitichou, je suis pharmacien au Centre Léon Bérard depuis dix ans.
Demandes de service : Quels enjeux ?
Les enjeux des demandes de service sont multiples : assurer la traçabilité des demandes, qui sont faites par les infirmières, ainsi que celle des délivrances effectuées.
Il y a un enjeu sécuritaire fort, puisque nous pouvons, grâce au data matrix et au scan du data matrix, sécuriser la délivrance afin de fournir le bon produit au bon patient.
Comment se déroule une demande de service ?
Prenons l’exemple d’une demande nominative faite par une infirmière pour un patient hospitalisé en chirurgie, par exemple la demande 327.
Cette demande concerne de la somatostatine 6 mg, commandée via notre GEF MAGH 2.
La première étape consiste à vérifier la concordance entre la demande et la prescription du patient hospitalisé.
Le préparateur se connecte sur le logiciel de prescription hospitalier pour identifier la prescription et vérifier sa conformité.
Pour ce patient, la somatostatine est préparée à 3 mg dans la seringue, et nous pouvons délivrer le traitement.
Ensuite, nous nous connectons avec un code spécifique par agent pour accéder à la demande, effectuer la sortie du traitement et procéder à la délivrance.
Nous fonctionnons avec un code-barres : la demande est importée sur notre douchette et nous allons chercher le produit.
Chaque produit a un emplacement identifié, ce qui facilite la tâche du préparateur.
Nous utilisons une identification par code-barres ou data matrix.
Si le data matrix n’est pas présent sur le conditionnement, nous scannons le code-barres de l’étiquette en rayon.
Pour la somatostatine, le data matrix est sur l’emballage, ce qui permet de procéder au scan.
La machine valide le produit, nous saisissons la quantité préparée, appuyons sur « Entrée » et vidons la douchette pour que la demande disparaisse de l’écran Newac.
La délivrance se fait manuellement : nous utilisons un sachet plastique sur lequel nous indiquons le nom, le prénom, le numéro de dossier interne et le service du patient.
Ces produits sont acheminés en service via une valisette sécurisée avec scellé.
Comment Newac a-t-il simplifié les demandes de services ?
Newac nous a permis de gagner en efficience sur plusieurs points. Avant, les demandes de service arrivaient par téléphone ou papier.
Aujourd’hui, elles sont dématérialisées via l’interface MAGH 2 pour la demande et Newac pour le traitement.
Les infirmières peuvent commander des médicaments à tout moment, et les demandes sont traitées pendant les heures ouvrables de la pharmacie.
L’activité est ainsi lissée sur la journée, et la nuit, les infirmières peuvent toujours passer leurs commandes.
Le personnel dédié à la sortie de stock n’est plus nécessaire, car Newac fonctionne en circuit fermé : la demande de la GEF est traitée par Newac et les informations sur la sortie de stock sont automatiquement réorientées via MAGH 2, sans intervention humaine.
Newac améliore aussi la qualité et la sécurité de la délivrance : grâce au scan du data matrix, nous bénéficions d’un double contrôle machine.
La machine alerte si nous scannons un produit incorrect par rapport à la demande.
Après 3 ans d’utilisation, quel bilan ?
Le retour d’expérience après trois années d’usage est très positif. Nous avons réussi à déployer et mettre en place l’organisation souhaitée.
Au quotidien, les équipes Newac nous accueillent toujours très bien et sont réactives en cas de problème matériel ou autre.
Nous obtenons des réponses rapides à nos questions et nous sommes très satisfaits de l’échange et du lien que nous entretenons avec la société.
