Face à une hausse de 180 lits et à une tension au niveau des ressources humaines, la pharmacie de l’Établissement public de santé mentale de l’Aube a dû abandonner sa méthode de sérialisation manuelle, devenue chronophage et exposée aux erreurs de recopiage. Anne Leblanc, pharmacien gérant et praticien hospitalier, raconte comment le Mass Reading a permis de sécuriser la saisie des lots et péremptions, d’atteindre 100% de décommissionnement, et d’économiser l’équivalent de 0,8 ETP. Une prise en main des équipes particulièrement rapide : une demi-journée.
Avant la mise en place du mass reading, comment se déroulaient vos réceptions ? Quelles étaient les limites ?
Avant le Mass Reading, notre processus de réception se déroulait en plusieurs étapes manuelles. Nous commencions par pointer le bon de livraison par rapport au contenu des cartons reçus, puis nous le comparions au bon de commande pour vérifier les quantités, les références, et identifier d’éventuels manquants. Chaque boîte était ensuite scannée individuellement. Enfin, nous allions dans notre logiciel de gestion économique et financière pour retrouver la commande et renseigner manuellement, ligne par ligne, la date de réception, la quantité reçue, le numéro de lot et la date de péremption.
Ce processus avait trois limites majeures : il était très chronophage, le recopiage manuel des numéros de lot et des péremptions exposait à un risque d’erreur.
« Concrètement, nous atteignons aujourd’hui 100% de décommissionnement, avec un gain de temps équivalent à 80% du temps de travail d’un salarié à temps plein.»
Pourquoi avoir mis en place ce nouveau processus ?
L’élément déclencheur a été une augmentation de notre activité de 180 lits, qui a généré une forte tension au niveau RH. Nous ne pouvions plus maintenir notre méthode de sérialisation manuelle telle que nous la pratiquions jusqu’alors.
Comment le dispositif fonctionne-t-il ?
Le dispositif repose sur une caméra sous laquelle nous faisons passer les boîtes, soit une par une, soit par lot. Les QR codes sont scannés et, en un seul mouvement, le système sérialise les produits, récupère les numéros de lot et les dates de péremption, puis réceptionne automatiquement les données via une interface entre Newac et notre logiciel de gestion économique et financière hospitalière.
Côté prise en main, les magasiniers ont trouvé l’outil très intuitif : une demi-journée leur a suffi pour l’utiliser sans difficulté.
Après quelques mois d’utilisation, quels bénéfices constatez-vous ?
Le Mass Reading nous a permis de continuer à respecter la réglementation, tout en sécurisant la saisie des lots et des péremptions, et en faisant gagner du temps à nos équipes sur les réceptions. Concrètement, nous atteignons aujourd’hui 100% de décommissionnement, avec un gain de temps équivalent à 80% du temps de travail d’un salarié à temps plein.
