Une seule journée. C’est le temps qu’il a fallu au CHU de Besançon pour faire passer l’intégralité de son circuit du médicament sur Hopital Manager. Prescription, préparation pharmaceutique, administration : tout, le même jour.
9 000 utilisateurs dans la base, un pic de 1 300 connectés en même temps au démarrage. Un seul faux pas à cette échelle, et c’est toute la prise en charge médicamenteuse qui vacille. Le déroulement s’est bien passé.
Une institution entière au travail
Derrière la bascule d’un jour, des mois de préparation. Le CHU a investi massivement dans la formation et installé un réseau de référents dans chaque service, côté soignant comme côté médical et pharmaceutique.
« Toute l’institution s’est mobilisée, on a passé beaucoup de temps en formation, accompagnement, on a des super utilisateurs dans tous les services qu’ils soient soignants ou médicaux et puis on a aussi des super utilisateurs au niveau de la pharmacie. » Raconte Lydie Bretillot, Chef de projet coordinatrice au CHU Besançon Franche-Comté
Une roadmap co-construite, près de 100 évolutions livrées
La vraie force du projet s’est jouée dans la relation entre le CHU de Besançon et Softway Medical. Plutôt qu’une livraison standard, les deux équipes ont construit ensemble une roadmap : repérer les points bloquants, les irritants, les demandes d’évolution, puis les traiter un à un.
« On a eu pendant un an des travaux qui nous ont permis de spécifier toutes ces demandes d’évolution… on a peut-être eu pas loin de 100 points qui ont été livrés en tout. »
Côté CHU, l’engagement est allé jusqu’au bout, avec des pilotes métiers sortis de leurs services pour se consacrer au projet à plein temps.
Deux chantiers montrent ce que cette méthode a produit. L’écran des transmissions ciblées, d’abord jugé trop lourd pour les contraintes d’un CHU, est devenu économique et pleinement adopté par les soignants. Les étiquettes de médicaments ont mobilisé la pharmacie, les soignants, les prescripteurs et les équipes Softway Medical autour de la construction des données. Un travail décrit comme « dingue », pour un rendu final exemplaire.
Une histoire d’Hommes
Reste l’essentiel, qui n’est ni dans le logiciel ni dans la méthode : les gens, l’investissement de chacun, les rencontres, une expérience professionnelle dense.
« C’était un projet, c’est une histoire d’hommes et de rencontres… c’est d’abord et avant tout des histoires d’Hommes. » raconte Lydie Bretillot.
Le CHU de Besançon a migré l’intégralité de son circuit du médicament vers le logiciel Hopital Manager en une seule journée. La bascule a couvert d’un coup la prescription, la préparation pharmaceutique et l’administration du médicament.
La base comptait 9 000 utilisateurs, avec un pic de 1 300 connexions simultanées le jour du démarrage. C’est l’ampleur de cette charge le jour J qui faisait du démarrage en une journée la décision la plus exposée du projet.
Le CHU de Besançon et Softway Medical ont construit ensemble une roadmap : identification conjointe des points bloquants, des irritants et des demandes d’évolution, puis traitement un à un. Un an de travaux de spécification a abouti à près de 100 évolutions fonctionnelles livrées.
Côté CHU, des pilotes métiers ont quitté temporairement leurs services pour se consacrer au projet à plein temps, appuyés par un réseau de super-utilisateurs dans chaque service soignant, médical et pharmaceutique. La chef de projet coordinatrice résume la réussite comme « d’abord et avant tout une histoire d’hommes ».
